NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA (Professor
Antônio Botão)
CONCEITOS
- Informação: resultado do
processamento, manipulação e organização de dados de tal forma que represente
um acréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe.
- Suporte: meio no qual a
informação é registrada.
- Documento: qualquer informação
registrada em um suporte.
- Documento Arquivístico: é
aquele produzido no âmbito das atividades de uma organização ou da vida de uma pessoa,
com fins essencialmente ADMINISTRATIVOS e serve como fonte de prova.
- OBS: nenhum documento arquivístico é
produzido com fins históricos e culturais de imediato! Tal valor documental se
dá com o tempo e o tipo de uso ao qual o documento se presta ou prestará no
futuro.
- Arquivo consiste no conjunto de
documentos produzidos e recebidos, por instituições públicas, instituições de
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos. (Lei 8.159 de 1991, art. 2o.)
- Arquivologia: conhecida também
como Arquivística, é uma ciência que se relaciona com a Ciência da Informação.
- Considerada um campo científico
autônomo em construção.
- Vivencia as grandes mudanças provocadas
pelas tecnologias de informação e comunicação, o que impacta de forma incisiva
sobre seus princípios teóricos e a prática nos arquivos, devido às constantes
mudanças nas necessidades informacionais dos usuários dos arquivos.
- Estuda métodos e técnicas de
organização dos documentos desde a sua produção, acompanhando seu trâmite, até
a sua destinação final, qual seja uma eliminação ou recolhimento à guarda
permanente.
- Seu objetivo é a organização dos
acervos documentais para o acesso à informação.
TEORIA E ABORDAGEM ARQUIVÍSTICA
- A Teoria Arquivística (ou
Arquivologia), pode ser entendida como um conjunto de princípios, conceitos e técnicas
a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e uso de
documentos em arquivos.
- O Objeto Intelectual da Arquivística é
a informação, ou mais especificamente, os dados que os dados que possibilitam a
informação.
- Os Princípios Arquivísticos constituem
o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias.
- Os documentos de arquivo são
indispensáveis ao desempenho das atividades governamentais, como também ao
cumprimento das mesmas em organizações privadas.
- Contêm o registro de obrigações
financeiras, legais e administrativas cumpridas pelas instituições.
- A importância dos arquivos para as
instituições está mais evidente a cada dia, dado o aumento da geração de informações
pela sociedade contemporânea, o que implica na definição de metodologias que se
adequem à produção, conservação, guarda e destinação dos documentos.
- Arquivos representam:
- Um importante centro de informação.
- Um veículo de comunicação.
- Um instrumental de segurança para a
defesa de direitos.
- Uma fonte de apoio à tomada de
decisões.
- Sua finalidade é servir à administração
(Funcional)
- Somente arquivos têm essa finalidade
dentre os órgãos de documentação.
- Sua função é guardar e conservar os
documentos para a recuperação da informação.
• ARQUIVO
– Acumulação ordenada dos documentos, em
sua maioria textuais, criados por uma instituição pública ou privada/pessoa
física, no curso de suas atividades, e preservados para a consecução dos
objetivos, visando à utilidade que poderão servir no futuro.
– Sua finalidade é FUNCIONAL.
• LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991
–Dispõe sobre a Política Nacional de
Arquivos Públicos e Privados e dá outras providências.
• CAPÍTULO I
– Disposições Gerais
• Art. 2o - Consideram-se arquivos, para
os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência
do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer
que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
• BIBLIOTECA
– Biblioteca é o conjunto de material,
em sua maioria impresso, disposto ordenadamente por estudo, pesquisa, consulta.
– Sua finalidade é CULTURAL.
• MUSEU
– Instituição de interesse público, com
finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjunto de
peças e objetos de valor cultural.
– Finalidade CULTURAL.
• CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
– Abrangem algumas atividades próprias
de biblioteca e arquivo, sendo seu campo bem maior, exigindo especialização no
aproveitamento de toda espécie, com finalidade de coligir, armazenar,
classificar, selecionar e disseminar toda a informação.
– Finalidade PESQUISA ESPECIALIZADA.
CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS
Segundo entidades criadas:
– Públicos
• Federal, Estadual, Distrito Federal e
Municipal
– Privados
• Comerciais – firmas e companhias (com
fins lucrativos = bancos, empresas nacionais e multinacionais)
• Institucionais – igrejas, sociedades,
associações, instituições educacionais, instituições filantrópicas (sem fins
lucrativos)
– Familiares ou Pessoais
OBS:
- Universidade Federal ou Estadual
• Os arquivos destas instituições são
PÚBLICOS
– Universidade Particular
• Os arquivos destas instituições são
PRIVADOS
OBS:
– Sociedades de Economia Mista
• O capital acionário majoritário pertence
ao Governo, portanto os arquivos destas instituições são PÚBLICOS.
Estágios da Evolução:
– Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria
das Três Idades (Jean Jacques Valette – 1973).
– Corresponde às fases pelas quais o
documento passa, desde sua criação até sua destinação, é a distância entre a
administração e a história numa sequência temporal.
– Fases Corrente, Intermediária e
Permanente.
– OBS: os documentos NÃO PASSAM
obrigatoriamente pelas três fases do ciclo.
Extensão de sua atuação:
– Arquivos gerais ou centrais
• Centraliza as atividades de um arquivo
corrente.
– Arquivos setoriais
• Descentraliza as atividades do arquivo
corrente junto aos órgãos operacionais.
Natureza dos documentos:
– Especial
• Aquele que tem sob sua guarda
documentos em diversos suportes diferentes, formas físicas diversas: fotografias,
discos, fitas, clichês, microformas, slides e que por esta razão merece
tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como
também ao registro, acondicionamento, controle, conservação, etc.
– Especializado
• É o que tem sob sua custódia
documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente
da forma física que se apresentam, como por exemplo arquivos médicos ou
hospitalares, arquivos de imprensa, de engenharia, etc., esses arquivos também,
são chamados, impropriamente, de arquivos técnicos.
Quanto ao acesso:
– Franqueados – abertos ao público em
geral, são os arquivos públicos.
– Uso restrito – restritos ao uso
interno das organizações públicas e privadas para seu funcionamento administrativo.
– Confidencial – possuem documentos com
grau de sigilo, o acesso é destinado a poucos e somente com autorização
expressa por uma autoridade competente.
PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS
• RESPEITO AOS FUNDOS
– Os arquivos de uma instituição deverão
ser organizados por FUNDO, que é o conjunto de documentos produzidos/acumulados/recebidos
no exercício de suas atividades e não poderão ser arranjados com outros documentos
de outras instituições, mesmo que de mesma tipologia ou que lhes sejam afim,
pois a informação se perderá.
– O documento solto não tem valor
arquivístico, somente se pertencer a uma série documental, a qual acumula um
conjunto de documentos originados em função de uma atividade, uma manifestação
de uma ação, uma vontade, assumindo um caráter orgânico dentro de uma relação
hierárquica e ratificando sua criação em função de um objetivo.
• PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA
– Está ligado à origem do documento, ou
seja, mesmo com a mesma tipologia, tratando de um mesmo assunto, há que se respeitar
a origem do documento
– Princípio intimamente ligado ao
organograma da instituição.
• PRINCÍPIO DA INDIVISIBILIDADE
– É o respeito aos conjuntos documentais
que guardam relações orgânicas entre si, proporcionando à arquivologia seu
perfil único e inconfundível dentre as ciências da informação;
• PRINCÍPIO DA INTEGRIDADE
– preservação sem dispersão, mutilação,
alienação, destruição não autorizada ou adição indevida de arquivo.
• PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE
– Todo documento tem uma relação
orgânica com a instituição que o criou, em função de seu propósito;
– OBS: reflete as funções, atividades e
estrutura da instituição.
• PRINCÍPIO DA UNICIDADE
– O documento é único em seu contexto de
produção ou produzido em número limitado de cópias (vias).
– Mesmo que isso pareça um paradoxo,
pois apesar de só ter validade pertencendo a um conjunto de outros documentos
da mesma instituição, há que se respeitar o documento como unidade;
• PRINCÍPIO DA
CUMULATIVIDADE/NATURALIDADE
– formação progressiva, natural e
orgânica.
• PRINCÍPIO DA CUSTÓDIA INTACTA OU
SANTIDADE/ORDEM ORIGINAL
– Respeito à ordem dos papéis na
primeira e segunda idade.
• PRINCÍPIO DA PERTINÊNCIA
– O princípio segundo o qual os
documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência
e a classificação original.
– Baseia-se na análise do conteúdo para
definir a organização dos documentos, é oposto ao princípio de respeito aos
fundos.
– OBS: Esse princípio foi abandonado,
não é mais usado.
• PRINCÍPIO DA INALIENABILIDADE E IMPRESCRITIBILIDADE
OU UNIVERSALIDADE
– São complementares entre si e
relacionam-se ao poder do Estado de manter sob sua custódia os arquivos acumulados
por instituições públicas.
– Quando aplicado aos arquivos, proíbe
sua venda ou sua cessão a terceiros (inalienabilidade) sem limite de tempo
(imprescritibilidade).
• PRINCÍPIO DA TERRITORIALIDADE
– Princípio segundo o qual os arquivos
públicos, próprios de um território, seguem o destino deste último.
• PRINCÍPIO DA REVERSIBILIDADE
– o material de arquivo não pode ser
submetido a qualquer procedimento ou tratamento que não possa ser revertido,
caso necessário.
– Princípio atrelado à prática da função
arquivística de restauração de documentos de arquivo.
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
• Gênero
– É a representação dos documentos nos
mais variados suportes.
– Textuais (manuscritos, datilografados
ou impressos)
– Audiovisuais (Filmográficos = filmes e
fitas videomagnéticas e Sonoros = discos, fitas audiomagnéticas)
– Cartográficos (dimensões e formatos
variáveis = mapas, plantas e perfis – ligados à geografia, engenharia e
arquitetura)
– Iconográficos (imagens estáticas =
fotografias (negativos e ampliações), desenhos, gravuras, litogravuras
(litografia), cartazes, cartões postais, estampas, diapositivos (slides), partituras.
– Micrográficos (rolos, microfichas,
jaquetas, cartões-janela)
– Informáticos (disquetes, discos
rígidos, discos óticos)
• Espécie
– Configuração que assume um documento
de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.
– Atos normativos = ditam regras e
normas expedidas por autoridades administrativas = cumprimento obrigatório (Medida
Provisória, Decreto, Estatuto, Regimento, Lei, Ordem de Serviço, etc.)
– Atos enunciativos = emitem opinião,
esclarece sobre certo assunto (Relatório, Voto, Despacho, Parecer)
– Atos de assentamento = formados por
registro, firmando fatos ou ocorrência (Apostila, Ata, Termo, Auto de Infração)
– Atos comprobatórios = comprovam
assentamentos, decisões, apontamentos (Traslado, Certidão, Atestado, Cópia Autêntica)
– Atos de ajuste = acordos firmados
entre duas ou mais partes representados por documentos pactuais (Tratado, Convênio,
Contrato, Termos)
– Atos de correspondência = criados com
propósito de os atos normativos serem executados ( Aviso, Carta, Memorando, Mensagem,
Edital, Intimação, etc.)
• Tipo ou Tipologia Documental
– Configuração que assume uma espécie
documental, de acordo com a atividade que a gerou.
– FUNÇÃO/RAZÃO/ATIVIDADE P/ESPÉCIE
– OBS: um contrato de “prestação de
serviços” é um tipo documental, pois contrato é espécie e a “prestação de serviço”
é uma tipologia.
• Para entender melhor
ESPÉCIE TIPO/TIPOLOGIA
CERTIDÃO: NASC; CASAM; ÔNUS REAIS
CONTRATO: LOCAÇÃO; PREST.SERVIÇOS
EDITAL: LICITAÇÃO; CASAMENTO
• Forma
– Estágio de preparação e transmissão de
documentos: rascunho ou minuta, original ou cópia;
• Formato
– Aspecto físico independente da
informação armazenada: ficha, livro, caderno, cartão, folder, etc;
• Natureza do Assunto:
– Ostensivos - Não prejudicam a
administração
– Sigilosos - Conhecimento restrito – 3
Classificações:
– - - Reservados - Não devem ser do
conhecimento do público em geral – 5 ANOS
– - - Secretos - Alto grau de
sigilosidade – 15 ANOS
– - - Ultrassecreto - Acarreta dano à
segurança da sociedade e do estado – 25 ANOS
– OBS: a classificação de CONFIDENCIAL,
foi extinta!!!
• Natureza do Assunto:
OBS:
PRORROGAÇÃO = RENOVAR O PRAZO (SÓ
P/ULTRASECRETO);
RECLASSIFICAÇÃO = MUDA O GRAU DE SIGILO;
DESCLASSIFICAÇÃO = DEIXA DE SER
SIGILOSO, TORNA-SE OSTENSIVO;
• Dica:
– O conceito de CLASSIFICAÇÃO em
Arquivologia, pode ter 3 definições e aplicações, a saber:
– 1) ASSUNTO atribuído ao documento;
– 2) ORDENAÇÃO, onde escolhe-se APENAS 1
CRITÉRIO para se ordenar os documentos (alfabético, numérico, alfanumérico);
– 3) SIGILO, onde se atribui de acordo
com legislação específica o nível de sigilo do assunto do documento.
