NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA (Professor Antônio Botão)
 
CONCEITOS
- Informação: resultado do processamento, manipulação e organização de dados de tal forma que represente um acréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe.
 
- Suporte: meio no qual a informação é registrada.
 
- Documento: qualquer informação registrada em um suporte.
 
- Documento Arquivístico: é aquele produzido no âmbito das atividades de uma organização ou da vida de uma pessoa, com fins essencialmente ADMINISTRATIVOS e serve como fonte de prova.
 
- OBS: nenhum documento arquivístico é produzido com fins históricos e culturais de imediato! Tal valor documental se dá com o tempo e o tipo de uso ao qual o documento se presta ou prestará no futuro.
 
- Arquivo consiste no conjunto de documentos produzidos e recebidos, por instituições públicas, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (Lei 8.159 de 1991, art. 2o.)
 
- Arquivologia: conhecida também como Arquivística, é uma ciência que se relaciona com a Ciência da Informação.
- Considerada um campo científico autônomo em construção.
- Vivencia as grandes mudanças provocadas pelas tecnologias de informação e comunicação, o que impacta de forma incisiva sobre seus princípios teóricos e a prática nos arquivos, devido às constantes mudanças nas necessidades informacionais dos usuários dos arquivos.
- Estuda métodos e técnicas de organização dos documentos desde a sua produção, acompanhando seu trâmite, até a sua destinação final, qual seja uma eliminação ou recolhimento à guarda permanente.
- Seu objetivo é a organização dos acervos documentais para o acesso à informação.
 
TEORIA E ABORDAGEM ARQUIVÍSTICA
- A Teoria Arquivística (ou Arquivologia), pode ser entendida como um conjunto de princípios, conceitos e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e uso de documentos em arquivos.
- O Objeto Intelectual da Arquivística é a informação, ou mais especificamente, os dados que os dados que possibilitam a informação.
- Os Princípios Arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias.
- Os documentos de arquivo são indispensáveis ao desempenho das atividades governamentais, como também ao cumprimento das mesmas em organizações privadas.
- Contêm o registro de obrigações financeiras, legais e administrativas cumpridas pelas instituições.
- A importância dos arquivos para as instituições está mais evidente a cada dia, dado o aumento da geração de informações pela sociedade contemporânea, o que implica na definição de metodologias que se adequem à produção, conservação, guarda e destinação dos documentos.
 
- Arquivos representam:
- Um importante centro de informação.
- Um veículo de comunicação.
- Um instrumental de segurança para a defesa de direitos.
- Uma fonte de apoio à tomada de decisões.
- Sua finalidade é servir à administração (Funcional)
- Somente arquivos têm essa finalidade dentre os órgãos de documentação.
- Sua função é guardar e conservar os documentos para a recuperação da informação.
 
• ARQUIVO
– Acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição pública ou privada/pessoa física, no curso de suas atividades, e preservados para a consecução dos objetivos, visando à utilidade que poderão servir no futuro.
– Sua finalidade é FUNCIONAL.
 
• LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991
–Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outras providências.
 
• CAPÍTULO I
– Disposições Gerais
• Art. 2o - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
 
• BIBLIOTECA
– Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente por estudo, pesquisa, consulta.
– Sua finalidade é CULTURAL.
 
• MUSEU
– Instituição de interesse público, com finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjunto de peças e objetos de valor cultural.
– Finalidade CULTURAL.
 
• CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
– Abrangem algumas atividades próprias de biblioteca e arquivo, sendo seu campo bem maior, exigindo especialização no aproveitamento de toda espécie, com finalidade de coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informação.
– Finalidade PESQUISA ESPECIALIZADA.
 
CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS
Segundo entidades criadas:
– Públicos
• Federal, Estadual, Distrito Federal e Municipal
 
– Privados
• Comerciais – firmas e companhias (com fins lucrativos = bancos, empresas nacionais e multinacionais)
• Institucionais – igrejas, sociedades, associações, instituições educacionais, instituições filantrópicas (sem fins lucrativos)
 
– Familiares ou Pessoais
 
OBS:
- Universidade Federal ou Estadual
• Os arquivos destas instituições são PÚBLICOS
 
– Universidade Particular
• Os arquivos destas instituições são PRIVADOS
 
OBS:
– Sociedades de Economia Mista
• O capital acionário majoritário pertence ao Governo, portanto os arquivos destas instituições são PÚBLICOS.
 
Estágios da Evolução:
– Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Três Idades (Jean Jacques Valette – 1973).
 
– Corresponde às fases pelas quais o documento passa, desde sua criação até sua destinação, é a distância entre a administração e a história numa sequência temporal.
 
– Fases Corrente, Intermediária e Permanente.
 
– OBS: os documentos NÃO PASSAM obrigatoriamente pelas três fases do ciclo.
 
Extensão de sua atuação:
– Arquivos gerais ou centrais
• Centraliza as atividades de um arquivo corrente.
 
– Arquivos setoriais
• Descentraliza as atividades do arquivo corrente junto aos órgãos operacionais.
 
Natureza dos documentos:
– Especial
• Aquele que tem sob sua guarda documentos em diversos suportes diferentes, formas físicas diversas: fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides e que por esta razão merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação, etc.
 
– Especializado
• É o que tem sob sua custódia documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que se apresentam, como por exemplo arquivos médicos ou hospitalares, arquivos de imprensa, de engenharia, etc., esses arquivos também, são chamados, impropriamente, de arquivos técnicos.
 
Quanto ao acesso:
– Franqueados – abertos ao público em geral, são os arquivos públicos.
 
– Uso restrito – restritos ao uso interno das organizações públicas e privadas para seu funcionamento administrativo.
 
– Confidencial – possuem documentos com grau de sigilo, o acesso é destinado a poucos e somente com autorização expressa por uma autoridade competente.
 
PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS
• RESPEITO AOS FUNDOS
– Os arquivos de uma instituição deverão ser organizados por FUNDO, que é o conjunto de documentos produzidos/acumulados/recebidos no exercício de suas atividades e não poderão ser arranjados com outros documentos de outras instituições, mesmo que de mesma tipologia ou que lhes sejam afim, pois a informação se perderá.
 
– O documento solto não tem valor arquivístico, somente se pertencer a uma série documental, a qual acumula um conjunto de documentos originados em função de uma atividade, uma manifestação de uma ação, uma vontade, assumindo um caráter orgânico dentro de uma relação hierárquica e ratificando sua criação em função de um objetivo.
 
• PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA
– Está ligado à origem do documento, ou seja, mesmo com a mesma tipologia, tratando de um mesmo assunto, há que se respeitar a origem do documento
– Princípio intimamente ligado ao organograma da instituição.
 
• PRINCÍPIO DA INDIVISIBILIDADE
– É o respeito aos conjuntos documentais que guardam relações orgânicas entre si, proporcionando à arquivologia seu perfil único e inconfundível dentre as ciências da informação;
 
• PRINCÍPIO DA INTEGRIDADE
– preservação sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida de arquivo.
 
• PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE
– Todo documento tem uma relação orgânica com a instituição que o criou, em função de seu propósito;
– OBS: reflete as funções, atividades e estrutura da instituição.
 
• PRINCÍPIO DA UNICIDADE
– O documento é único em seu contexto de produção ou produzido em número limitado de cópias (vias).
– Mesmo que isso pareça um paradoxo, pois apesar de só ter validade pertencendo a um conjunto de outros documentos da mesma instituição, há que se respeitar o documento como unidade;
 
• PRINCÍPIO DA CUMULATIVIDADE/NATURALIDADE
– formação progressiva, natural e orgânica.
 
• PRINCÍPIO DA CUSTÓDIA INTACTA OU SANTIDADE/ORDEM ORIGINAL
– Respeito à ordem dos papéis na primeira e segunda idade.
 
• PRINCÍPIO DA PERTINÊNCIA
– O princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original.
– Baseia-se na análise do conteúdo para definir a organização dos documentos, é oposto ao princípio de respeito aos fundos.
– OBS: Esse princípio foi abandonado, não é mais usado.
 
• PRINCÍPIO DA INALIENABILIDADE E IMPRESCRITIBILIDADE OU UNIVERSALIDADE
– São complementares entre si e relacionam-se ao poder do Estado de manter sob sua custódia os arquivos acumulados por instituições públicas.
– Quando aplicado aos arquivos, proíbe sua venda ou sua cessão a terceiros (inalienabilidade) sem limite de tempo (imprescritibilidade).
 
• PRINCÍPIO DA TERRITORIALIDADE
– Princípio segundo o qual os arquivos públicos, próprios de um território, seguem o destino deste último.
 
• PRINCÍPIO DA REVERSIBILIDADE
– o material de arquivo não pode ser submetido a qualquer procedimento ou tratamento que não possa ser revertido, caso necessário.
– Princípio atrelado à prática da função arquivística de restauração de documentos de arquivo.
 
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
• Gênero
– É a representação dos documentos nos mais variados suportes.
 
– Textuais (manuscritos, datilografados ou impressos)
– Audiovisuais (Filmográficos = filmes e fitas videomagnéticas e Sonoros = discos, fitas audiomagnéticas)
– Cartográficos (dimensões e formatos variáveis = mapas, plantas e perfis – ligados à geografia, engenharia e arquitetura)
– Iconográficos (imagens estáticas = fotografias (negativos e ampliações), desenhos, gravuras, litogravuras (litografia), cartazes, cartões postais, estampas, diapositivos (slides), partituras.
– Micrográficos (rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela)
– Informáticos (disquetes, discos rígidos, discos óticos)
 
• Espécie
– Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.
 
– Atos normativos = ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas = cumprimento obrigatório (Medida Provisória, Decreto, Estatuto, Regimento, Lei, Ordem de Serviço, etc.)
– Atos enunciativos = emitem opinião, esclarece sobre certo assunto (Relatório, Voto, Despacho, Parecer)
– Atos de assentamento = formados por registro, firmando fatos ou ocorrência (Apostila, Ata, Termo, Auto de Infração)
– Atos comprobatórios = comprovam assentamentos, decisões, apontamentos (Traslado, Certidão, Atestado, Cópia Autêntica)
– Atos de ajuste = acordos firmados entre duas ou mais partes representados por documentos pactuais (Tratado, Convênio, Contrato, Termos)
– Atos de correspondência = criados com propósito de os atos normativos serem executados ( Aviso, Carta, Memorando, Mensagem, Edital, Intimação, etc.)
 
• Tipo ou Tipologia Documental
– Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.
 
– FUNÇÃO/RAZÃO/ATIVIDADE P/ESPÉCIE
 
– OBS: um contrato de “prestação de serviços” é um tipo documental, pois contrato é espécie e a “prestação de serviço” é uma tipologia.
 
• Para entender melhor
 
ESPÉCIE TIPO/TIPOLOGIA
CERTIDÃO: NASC; CASAM; ÔNUS REAIS
CONTRATO: LOCAÇÃO; PREST.SERVIÇOS
EDITAL: LICITAÇÃO; CASAMENTO
 
• Forma
– Estágio de preparação e transmissão de documentos: rascunho ou minuta, original ou cópia;
 
• Formato
– Aspecto físico independente da informação armazenada: ficha, livro, caderno, cartão, folder, etc;
 
• Natureza do Assunto:
– Ostensivos - Não prejudicam a administração
– Sigilosos - Conhecimento restrito – 3 Classificações:
– - - Reservados - Não devem ser do conhecimento do público em geral – 5 ANOS
– - - Secretos - Alto grau de sigilosidade – 15 ANOS
– - - Ultrassecreto - Acarreta dano à segurança da sociedade e do estado – 25 ANOS
 
– OBS: a classificação de CONFIDENCIAL, foi extinta!!!
 
• Natureza do Assunto:
OBS:
PRORROGAÇÃO = RENOVAR O PRAZO (SÓ P/ULTRASECRETO);
RECLASSIFICAÇÃO = MUDA O GRAU DE SIGILO;
DESCLASSIFICAÇÃO = DEIXA DE SER SIGILOSO, TORNA-SE OSTENSIVO;
 
• Dica:
– O conceito de CLASSIFICAÇÃO em Arquivologia, pode ter 3 definições e aplicações, a saber:
 
– 1) ASSUNTO atribuído ao documento;
– 2) ORDENAÇÃO, onde escolhe-se APENAS 1 CRITÉRIO para se ordenar os documentos (alfabético, numérico, alfanumérico);
– 3) SIGILO, onde se atribui de acordo com legislação específica o nível de sigilo do assunto do documento.